Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP)

1. Doręczanie dokumentów elektronicznych za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej.

      Zgodnie z § 7 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200 poz. 1651) z dniem 17 sierpnia 2006 roku Urząd Gminy Lubanie ma obowiązek uruchomić elektroniczną skrzynkę podawczą przeznaczoną do doręczania za jej pośrednictwem do UG dokumentów elektronicznych, dotyczących realizowanych zadań z zakresu administracji publicznej, w sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnej oraz odsyłania przez UG nadawcom takich dokumentów oraz urzędowego poświadczenia ich odbioru.

W jaki sposób korzystać z ESP ?

2. Doręczanie dokumentów elektronicznych na informatycznych nośnikach danych.

    Z tym samym dniem dokumenty elektroniczne w sprawach jak wyżej będą mogły być doręczane (dostarczane) do Urzędu Gminy Lubanie również na informatycznych nośnikach danych: dyskietce 3,5”, płyty CD-RW lub urządzeniu typu pendrive.

3. Akceptowane struktury fizyczne i zakresy użytkowe dokumentów elektronicznych doręczanych do UG za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej i na informatycznych nośnikach danych.
 
     Dokumenty elektroniczne doręczane do UG za pośrednictwem ESP  lub na i nośnikach danych powinny posiadać struktury fizyczne akceptowane przez system informatyczny używany w UG do realizacji zadań publicznych. W związku z powyższym informuje się, że:

     Dokumenty takie powinny też odpowiadać ich zakresowi użytkowemu określonemu przez UG w formie odpowiednich wzorów wniosków, podań i innych dokumentów wymaganych do wszczęcia i załatwienia spraw z zakresu zadań publicznych należących do jego właściwości.
    Akceptowane  będą dokumenty elektroniczne o zakresie użytkowym określonym w tych wzorach, udostępnionych w katalogu Rodzaje spraw, tryb ich załatwiania oraz wzory wniosków.

4. Inne wymagania dotyczące doręczania dokumentów elektronicznych niezbędnych do otrzymania przez nadawce poświadczenia odbioru:

Dokumenty elektroniczne doręczane do UG za pośrednictwem ESP lub na informatycznym nośniku danych  muszą być:

1. opatrzone kwalifikowanym podpisem cyfrowym nadawcy weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, wydanego przez jeden z podmiotów kwalifikowanych świadczących usługi certyfikacyjne,
2. opatrzone zgodnymi z prawdą danymi osobowymi osoby składającej dokument,
3. wolne od wszelkiego rodzaju wirusów komputerowych, koni trojańskich oraz innego szkodliwego oprogramowania.

5. Urzędowe poświadczenie odbioru

     Nadawca dokumentu elektronicznego doręczonego do UG za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, otrzyma  drogą elektroniczną urzędowe poświadczenie odbioru.
     W przypadku doręczenia do UG dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych, UG po przeniesieniu odebranego dokumentu elektronicznego z takiego nośnika do systemu teleinformatycznego, dokona zapisu urzędowego poświadczenia odbioru tego dokumentu na tym samym nośniku danych, z którego dokument ten został przeniesiony do tego systemu. Informatyczny nośnik danych zawierający dokument elektroniczny i urzędowe poświadczenie jego odbioru, w zależności od sposobu jego doręczenia do UG i zgodnie z wola nadawcy, może zostać przesłany mu pocztą lub odebrany osobiście z UG w godzinach pracy urzędu. Urzędowe poświadczenie odbioru zawierać będzie pełną nazwę urzędu, datę i czas doręczenia dokumentu oraz datę i czas wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru.

6. Zastrzeżenia:

1. Wójt gminy Lubanie zastrzega, że w przypadku otrzymania dokumentu elektronicznego niespełniającego wszystkich wymagań określonych w pkt 2 – 4  informacji, zaniecha podejmowania dalszych czynności związanych z realizacją procedury rozpatrywania wniesionej za jego pośrednictwem sprawy,

2. UG Lubanie informuje, że przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w podpunkcie poprzedzającym, nie będzie podejmował żadnych czynności związanych z informowaniem nadawcy takiego dokumentu elektronicznego.

Adres elektronicznej skrzynki podawczej:    

kancelaria@lubanie.com
(wkrótce link będzie aktywny  umożliwiając tym samym przejście do interaktywnego formularza nadawczego lub skrzynki nadawczej np. Outlook Express)

   W związku ze zmianą Ustawy o Informatyzacji oraz przepisów wykonawczych wdrożenie Elektronicznej Skrzynki Podawczej w UG Lubanie będzie opóźnione.